Ante un gran pedido ¡Cuidado!

Siguiendo un poco el hilo conductor de la anterior entrada, quiero hablar de dos problemas que pueden poner en aprieto a vuestra empresa: hacer frente a una demanda de producto o servicio más fuerte de lo habitual en un momento puntual y/o incrementar mucho la plantilla (esto puede derivarse de lo primero).

Hacer frente a una demanda fuerte puntual

A todos se nos han salido los ojos de las órbitas ante la posibilidad de conseguir un contrato jugoso. Vender mil magdalenas de golpe, pintar doce edificios a la vez, hacer doce estudios de mercado, diseñar la campaña publicidad de 2014 de esa empresa deportiva tan importante.

Y claro, estamos aquí para triunfar. Pero cabe mantener los pies en la tierra y pensar:

• ¿Podré seguir trabajando con mis otros clientes al nivel y al ritmo al que los hemos acostumbrado?
  
  
• Siendo realista, ¿supone este trabajo/cliente una inversión en material, equipo, maquinarias, etc que podré rentabilizar a futuro? ¡Cuidado con las promesas de pedidos futuros!
  
  
• ¿Podemos asumir las condiciones de pago? Debemos hablar con todos nuestros proveedores y hacerles partícipes de nuestra aventura para que vayan a nuestro lado en todo el proceso. Suavizará problemas, si los hay, y podemos obtener importantes aliados para otras batallas.
  
  
• ¿Hay posibilidades reales de trabajar a futuro con ese mismo cliente? Muchos nos prometen futuras compras para ajustar márgenes pero no todos lo tienen en la cabeza. Sí hay gente que falta a la verdad: asumidlo. ¡Uy!, he repetido esto dos veces…

Tanto va el cantaro a la fuente…
Medid bien vuestras fuerzas antes de embarcaros en cualquier negocio.

Incrementar la plantilla

Ya hemos comentado este punto en anteriores entradas, pero merece la pena volver a comentarlo.

• ¿Debemos ampliar plantilla o podemos contar con autónomos especializados? Minimizamos posibles errores –por tratarse de equipos con experiencia- y, sobretodo, su impacto económico –ya que se suele contratar por trabajo acabado y no por jornales-.
  
  
• Debemos calcular muy bien todas las indemnizaciones por fin de contrato. No es malgastar tiempo pasarse por el gestor y que nos haga cuatro números gordos antes de cerrar una oferta con el posible cliente.
  
  

• Debemos tener en cuenta que cuanta más gente tengamos, más difícil es tener el control y más problemas surgirán.
  
  Las grandes plantillas son sinónimo de menor efectividad individual: las dudas se resuelven más despacio, debemos explicar un mismo concepto en más ocasiones, hay más posibilidad de error, mayor rotación de gente, bajas, etc.
  El autónomo que trabaja codo con codo con uno o dos empleados siempre obtendrá mayor rendimiento que el que tiene varios grupos en diferentes puntos por todo lo expuesto en el párrafo anterior.

Y poquito más, ojalá pueda evitaros alguna magulladura...

¡Espero poder conocer vuestras experiencias al respecto! 

Un contrato en papel mojado

Hoy toca un  poco de autobiografía.

Digamos que, en estos tiempos revueltos de poco trabajo y problemas de liquidez nos proponen una operación muy rentable. Nada fuera de nuestra actividad: un suministro importante para un cliente importante, un servicio para una multinacional, un ayuntamiento… Vamos, que nos salvan el año.

Un amigo mío -que se llama como yo- ha sido contratado con un intermediario que, a su vez, ha firmado con una importante empresa. Un trabajo arriesgado porque incluye trabajar dos o tres turnos diarios, festivos y fines de semana. El precio está bien y pagan a treinta días tras la finalización de los trabajos. Con un pagaré, le dicen.

Las condiciones son draconianas, claro.

Importantes penalizaciones por retraso y mil interlocutores (en las grandes entidades suele haber muchos capitanes; a más inútil la entidad, más títulos y escalafones, lo veréis en el Gobierno). Todos pueden decidir que el trabajo no está acabado o requiere repasos.

Pero es un mal año y hay facturas por pagar. Así que reunimos a todos los implicados -trabajadores y proveedores - y les contamos lo que hay. Adhesión y compromiso absoluto. Parece que el año no sólo ha sido difícil para quien suscribe, eh, para mi amigo, quiero decir. Allá vamos.

El autor se veía un poco así el día que firmó el contrato. 

Bueno, no tanto.

Durante todo el proceso surgen mil inconvenientes: no se puede trabajar todos los días - el cliente final no está bien organizado, ¿lo he dicho ya? -, acortan aún más los plazos (pese a las condiciones contractuales) y alguno de los proveedores no habituales nos mete en algún brete.

Improvisamos, sudamos, tiramos del carro, perdemos horas de sueño, pagamos de más, hacemos trabajar a todo el mundo hasta la extenuación. Y el día de la entrega, cumplimos. Nos firman el conforme. Nos felicitan. Nadie daba un duro por nosotros - ahora nos lo dicen con algo más que la mirada - pero lo hemos hecho. Somos cojonudos. 

La relación Cliente-Proveedor queda bellamente reflejada en esta imagen.

La semana siguiente, según lo convenido, nos pasamos con la factura entre los dientes para retirar nuestro pagaré. Hasta hemos negociado unas buenas condiciones con el banco.

Pero no hay pagaré. Parece ser que necesitan varias firmas y no están los apoderados.

- ¿Cuándo vendrán? - pregunta nuestro héroe impetuoso.

Pero nadie sabe cuándo coincidirán en una misma sala ni si podemos contar con que alguien de Contabilidad vaya quedando individualmente con cada uno para coleccionar las firmas necesarias.

Y nos joden. ¿Dieron por sentado que no lo lograríamos?, ¿nadie pensó en el pago?, ¿nadie ha pensado en nosotros?

Los motivos no importan.  

Has perdido un poco de salud, un poco de respeto de tus proveedores (que volverán a trabajar contigo porque necesitan trabajar) y un poco de fe en el mundo. Con suerte los proveedores te darán un poquito de cancha y puede que los que te quieren te echen una manilla pero no recurráis al sentido común del cliente o a la Justicia: todo es pequeño e insignificante si no aparece en prensa y, entendámonos, una PYME casi nunca está ahí, si acaso una coma en la estadística.

No hay moraleja hoy, amigos. Sólo quería deciros que esto es parte de ser empresario; si lo sois, os ha podido pasar. Si no lo sois todavía, os lo quería contar. No porque os ayude. Sólo es una advertencia.

Suerte a todos.

El autor hace malabarismos en cada llamada de cada proveedor.

Seguramente caiga y se parta la crisma: una cicatriz más. Pero no sabe otra cosa, claro. Lo suyo es el glamoroso mundo de la PYME.

IVA que no has de cobrar no debes pagar. ¿O sí?

En este glorioso 2014 que se inicia estamos de enhorabuena. Albricias y trompetas. Cortes de ángeles celestiales enarbolando sus doradas trompetas.

El Gobierno - el mismo que mantiene Fundaciones, Organismos y sanciona infraestructuras inútiles y gravosas - cede a la exigencia de PYMES y autónomos y establece el pago del IVA de caja; es decir, legaliza que las empresas que facturen menos de dos millones de euros al año sólo abonen el IVA de las facturas cobradas… Bueno, más o menos.

La prórroga del pago es hasta diciembre del año siguiente a la fecha de la factura emitida (si ésta no se abonase antes).

Una notable mejora, cierto. Pero dada la lentitud de la Justicia en éste, nuestro País, aún nos tocará apoquinar el IVA de aquellas facturas que estemos reclamando ante los tribunales. Porque vuestra misión, como empresarios, no es generar riqueza, generar puestos de empleo y dinamizar la economía: es servir de recaudadores para el palatinado del desatino y la sinvergonzonería.

¿Frunzo el ceño ante una mejoría? Sí, que no está el horno para bollos y los míos están más bien calentitos.

Alegoría idealizada del Estado abrazando a un autónomo cualquiera, representado aquí por una bella joven.

Pero profundicemos en la Ley un poco. Por conservar el espíritu instructivo de éste vuestro Blog (a ver si nos subvencionan).

Se han ampliado los plazos porque no ha habido el entusiasmo previsto, así que, rezagados míos, aún disponéis de tiempo hasta el 31 de marzo del presente año. Cuando lo hagáis, gozaréis de este nuevo régimen por tres años a menos que vuestra facturación supere los dos millones citados anteriormente.

Como no sería justo deducirse lo que no se ha pagado (cosa que sí sucede en la actualidad) no podremos deducirnos el IVA de las facturas emitidas por una empresa acogida al IVA de caja hasta no haber satisfecho su importe.

Hombre, justo parece, la verdad, pero seguro que algunos alevosos preferirán contratar a empresas o autónomos no sujetos a este régimen por aquello de desgravar antes de pagar. No sé si os suenan los pagos a ciento ochenta días. Yo he leído algún pagaré al respecto.

¿Cómo saber qué empresas están sujetas a este régimen? Preguntando, digo yo.

Finalmente, comentar que todo esto conllevará un detalle superior en los Libros de Contabilidad: deberemos registrar las fechas de todos los pagos y cobros para que quede claro qué podemos deducirnos y cuánto y cuándo deberemos devengar. Seguro que todos tenéis un par de horas a la semana para estos quehaceres. No lo vemos mal, ojo, pero seguro que hay algún autónomo algo justo de tiempo de aquí para allá.

Icono medieval titulado “Con vuestra sangre haremos morcillas para alimentar a la clase no productiva”.

¿Con ganas de profundizar?

Puedes informarte en el Boletín Oficial del Estado (BOE) del 28 de septiembre de 2013 donde lo explican mejor pero, espero, con menos brío que quien suscribe.

Vuestro, 

Rasputín.

La tiendecita en Internet

Últimamente mucha gente opta por sacarse un dinerillo extra vendiendo dulces, abalorios u otros objetos que, seguramente, realizase por afición en el pasado. Se pluriemplean.

Y debo decir que me parece estupendo. Por dos motivos: han decidido ganar un poco de dinero más, y yo siempre alabo la ambición personal; y porque generan un micro mercado pequeño y poco controlable que activa la Economía más que ninguna medida tomada por, digamos, un Gobierno. Si hubiere alguno en el país, me refiero. 

Entendamos que estas actividades esporádicas y paralelas no mueven mucho dinero. A nadie sorprende que un albañil haga una “ñapa“ de fin de semana o que el ama de casa prepare unas tartas para los bares de la zona.

Pero ahora existe Internet. Y nuestras esculturas en barro, nuestras pulseras de cristalitos y nuestras chapas con dibujos divertidos pueden venderse por todo el mundo. Y eso es maravilloso. Primero, porque pueden llegar a más público -un público internacional-; segundo, porque entran en franca competencia con otros pequeños artesanos y eso les obliga a mejorar su trabajo; tercero, porque optamos -como consumidores- a más productos, muchos de ellos únicos, a un precio muy competitivo.

Sí, sé que este artículo puede parecer una oda a la economía sumergida. No quiero denunciar otra vez la extorsión institucional. Hoy no. Lo que realmente quiero significar es que me gustaría mucho que hubiera más gente que entendiese que un negocio no es algo a lo que uno deba dedicar, necesariamente, el cien por cien de su tiempo; un negocio no debe ser siempre el sustento de uno. Una empresa o pequeña actividad puede traducirse en un extra (que siempre viene bien).

Puede ser nuestra principal vía de ingresos en un futuro pero hoy es una ayuda. Y eso es estupendo.

¿El paso previo a una cadena de éxito internacional?

Ansias por emprender: estrés y errores - 1 organización y buen hacer 0

Vivimos en un mundo de prisas: todo es para ayer. Lo vivimos todos día a día. Es más, cualquier festivo se puede ver que la gente sigue estresada, aún en un espacio de ocio y esparcimiento porque lo queremos todo al momento. Por ello movimientos como el Slow Food me parecen difíciles de seguir: por mucho que se quiera aminorar, la masa te arrastra.

Lo mismo pasa con los emprendedores. El ser humano siempre ha emprendido pero ahora está de moda. Un gran porcentaje de la población quiere emprender, sea por necesidad (económica, psicológica, etc) sea por vocación. No creo sea malo; pero hacerlo con prisas y sin planificación, sí. Sobre todo si no se tiene una preparación previa.

¿A qué viene esta reflexión? El pasado fin de semana asistimos a un mercado artesano fantástico, lleno de emprendedores con talento… pero también vimos un par de casos esperpénticos. Y me pregunté: “¿en qué momento os dio por meteros en esto?”.

Un ejemplo.

A primera hora un puesto que sirve cafés y bollería tiene a seis personas “trabajando” y tres clientes esperando durante largo rato; reina la desorganización: faltan servilletas, falta leche, la cafetera está estropeada… los trabajadores no saben qué productos están de oferta, en cuales hay descuentos dadas determinadas circunstancias, etc. 

Intercambian gritos y reproches –ante nuestra atónita presencia-, olvidando el buen servicio y la sonrisa… Nuestra experiencia como clientes fue menos que satisfactoria pese a que vendían un buen producto.

Planificación y organización es lo que faltaba. Sin eso es imposible tener al cliente contento.

El gran Santy tendría para varias viñetas...

¿Cómo se podrían haber minimizado estos errores?

1. Un estudio del terreno: tan sencillo como asistir a la edición anterior del evento y hacer una estimación del porcentaje de asistentes que consumen productos similares a los que se van a vender.

2. Listar los productos necesarios, desde los gastronómicos hasta los delantales, pasando por cucharillas, servilletas o cafeteras.

3. Reunirse con quienes vayan a trabajar a fin de delimitar claramente las funciones, otorgando a cada uno aquellas en que se sienta más cómodo y capaz e informar sobre todos los puntos relacionados con el proyecto.

4. Estudiar la manera de realizar el servicio de manera más eficiente: mientras uno prepara los cafés, otro sirve la bollería y cobra al mismo cliente sin intentar abarcar de más.

5. Comprobar que todo funcione correctamente y que no falta nada días antes y volver a comprobarlo antes de abrir ante el público.

6. Juntar al equipo antes de la apertura para recordar las funciones de cada uno.

7. Sonreír y recordar que el cliente es lo primero. Esto es lo más importante. Un cliente se mostrará comprensivo si se siente mimado. Al menos en un alto porcentaje.

Son pasos sencillos y seguro que todos los vemos lógicos pero al pasar a la acción se olvidan con frecuencia.

¿Moraleja? Más vale tardar un poco más en emprender y hacerlo bien que correr y hundirse nada más empezar.

El empleado: cliente interno

Me preguntaba el otro día una amiga cómo motivar a las dependientas de su negocio planta calle para que pusieran más interés, no se borrara la sonrisa de su rostro y fueran máquinas de vender faldas.

Por mucho que se ha escrito sobre el tema, témome que no hay una respuesta única. Cada individuo tiene motivaciones distintas para hacer o dejar de hacer algo.

  

La mayoría de los empleados te dirán que trabajan por dinero. Aunque esto es esencialmente cierto, los estudios demuestran que el rendimiento de un empleado no mejora, necesariamente, con el incremento del salario: la persona trabajadora trabaja; la que no lo es, no. Puede haber un repunte tras un aumento, pero suele decaer. Tampoco pagues por debajo de mercado porque puedes perder un empleado valioso.

Ya que hemos hablado de dinero, dejaré caer la de comisión por objetivos, un clásico que todo el mundo entiende. En la venta suele dar buenos resultados, pero son muchos los que se acomodan a un fijo. Por otro lado cabe vigilar la “venta a toda costa” que puede traducirse en clientes insatisfechos, devoluciones, pleitos, etc.

Una mala aproximación al problema de la motivación en el trabajo

Sin embargo, sí podemos ayudar a que nuestros trabajadores “sientan un poco más los colores” y mejorar sus condiciones y, de paso, las nuestras. Vamos a introducir cuatro y a ver si entre todos hacemos que crezca la lista.

• Días libres I: si hay un día flojo y el empleado no es realmente necesario, permítele dedicarse a sus cosas sin bajar el salario. Deja claro que es una medida de gracia y que lo haces porque no ves sentido a atar a alguien al local ahora que no es necesario. Que el futuro ya dirá si es necesario recuperar el ritmo de trabajo de cuarenta horas semanales.

• Días libres II: determinados trabajos te permitirán fijar tareas semanales y puedes recompensar a un empleado dándole la tarde del viernes libre si ha cumplido con todos su cometidos correctamente.

• Responsabilidad: hay trabajadores que se ven recompensados cuando se toman en cuenta sus aportaciones, cuando se les valora. Esto puede beneficiarnos doblemente pero no debemos decir amén a cualquier sugerencia de alguien que, aun dentro del equipo, no conoce todos los entresijos del negocio.

• Sentido común: escaso pero existente. Debemos hacer entender a todos nuestros empleados y colaboradores que si no realizan bien su trabajo, si no nos comentan sus dificultades en el día o no simpatizan un poco con nuestros clientes finales y sus problemas es muy probable que la empresa cierre y acaben en la calle o con un cliente menos. En estos días de apatía puede ser absolutamente inútil pero, si tenemos la suerte de dar con alguien cabal, exponer claramente las dificultades del trabajo, lo complicado de la situación actual y la importancia de cada cliente puede ser francamente útil. Pero, ¡sin dramas!, no queremos atemorizar a nadie, sólo hacerle ver que es parte importante de nuestro pequeño negocio.

Así nos verán muchas veces al ponernos en plan “Departamento de Recursos Humanos”

No he mencionado hasta el momento el trato para con nuestro empleados. Evidentemente debe ser siempre correcto y respetuoso, ni demasiado relajado ni seco y demasiado distante. Es un equilibrio delicado que debe trabajarse día a día, como en cualquier relación humana.

Bueno, hasta aquí nuestro consultorio sentimental de hoy.

Sed buenos.

La cosa debería terminar por funcionar mas o menos así